Una singola data room virtuale è uno spazio su Internet, organizzato per un determinato periodo di tempo ed per raggiungere un obiettivo specifico. Ciò fornisce agli utenti autorizzati l’accesso ai file protetti, tenendo conto dei diritti di accesso ad essi.
Oggi, le data room virtuali accompagnano il lavoro delle organizzazioni sia nel quadro di fusioni e acquisizioni, sia nel processo successo ottenimento dei certificati, fornendo documentazione ai potenziali investitori. Uno spazio individuale sarà pertinente, se necessario, per fornire un accesso temporaneo ai file protetti a una cerchia specifica di persone che potrebbero trovarsi in luoghi diversi.
Selezione del fornitore di Virtual Data Room
La necessità di una dataroom oggi sarà comodo da soddisfare, ma per questo è essenziale selezionare correttamente il provider. Il processo presenta somiglianze con la scelta del fornitore di servizi Internet e presenta determinati criteri:
- Impressionante esperienza nella realizzazione di sale virtuali. In assenza di tale esperienza, il fornitore la riceverà su di te. A volte questo non è un grosso problema e questo spazio può essere utilizzato come parte dei negoziati per ridurre i prezzi, ma sarà necessario tener conto dei rischi esistenti
- Costo. È essenziale raccogliere offerte da diversi fornitori che forniscono una gamma siffatto di servizi e quindi effettuare una scelta in base alle esigenze personali
- Per la cooperazione con aziende internazionali in uno spazio virtuale, potrebbe essere necessaria un’interfaccia in lingua russa
- Supporto tecnico 24 ore in altezza su 24, che funziona in una singola lingua comprensibile per il venditore e l’acquirente
- È possibile acquistare un prodotto pronto all’uso o taluno strumento flessibile che può essere personalizzato per soddisfare requisiti specifici. La scelta dipenderà dalle esigenze specifiche dell’azienda
- Comfort di utilizzo e semplicità dell’interfaccia della soluzione software. Il rispetto di questi requisiti ridurrà il tempo dedicato alla formazione e il numero di errori derivanti dall’uso analfabeta del metodo
- La capacità e il metodo di traduzione da parte del fornitore della documentazione dal formato cartaceo a quello elettronico, che è successo grande importanza in presenza successo un ampio archivio di informazioni
- Livello di protezione dei file. Di solito il livello di sicurezza vittoria ciascun fornitore sarà approssimativamente lo stesso, ma è molto determinante per il venditore assicurare a se stesso e al potenziale investitore la massima sicurezza delle informazioni
- Collocazione di documenti. È essenziale comprendere se si desidera archiviare i propri file sull’apparecchiatura del provider o sui server personali. Non tutti i provider sono in grado di configurare l’archiviazione nelle condizioni delle apparecchiature del cliente e anche la geografia della posizione dell’azienda può interferire
- Con la partecipazione delle organizzazioni di consulenza alla transazione, possono anche essere coinvolti nel processo di selezione di un fornitore di camere. Ma devi capire che una tale decisione terrà conto delle esigenze ed della convenienza dell’intermediario, ma non del cliente
Criteri aggiuntivi
Abbiamo individuato raccomandazioni chiave per la scelta di un fornitore di , ma non dimenticare altre funzionalità aggiuntive che potrebbero essere utili. Pertanto, oggi molti fornitori forniscono al cliente un project manager personale che segue qualsiasi fase della transazione. In aggiunta è spesso richiesta la possibilità di apportare rapidamente modifiche al sistema ai requisiti delle porzioni della transazione.
Per le transazioni internazionali, la presenza di una chiara interfaccia multilingue, nonché una maggiore sicurezza per il trasferimento e la gestione dei file, sono di grande importanza.